BTW

Zowel bij inkoop als verkoop van goederen en diensten moet rekening gehouden worden met de te betalen en/of af te dragen btw. Met name bij onderzoek in opdracht, werken voor derden,  in- en uitlenen van personeel en inkoop vanuit het buitenland is het belangrijk om vooraf zicht te hebben op mogelijk bijkomende btw lasten.

Vrijgestelde en belaste prestaties

De universiteit verricht zowel btw belaste prestaties als prestaties die vrijgesteld zijn van btw. Over het algemeen geldt dat over het onderwijs dat de universiteit verzorgt, geen btw verschuldigd is omdat dit onder de zgn. onderwijsvrijstelling valt. Maar er zijn ook activiteiten die buiten deze vrijstelling vallen. In die gevallen wordt de universiteit voor de btw beschouwd als ondernemer en wordt voor de btw op dezelfde wijze behandeld als een commerciële ondernemer. Dit zal vaak het geval zijn bij bijvoorbeeld het verrichten van onderzoek in opdracht, werken voor derden,  het in- en uitlenen van personeel, leveringen aan derden etc..

BTW en inkoop

Bij de aankoop van goederen en diensten zal door de universiteit in het algemeen btw betaald moeten worden.
Wanneer sprake is van een aankoop voor een activiteit (project) waarvoor door de universiteit zelf btw in rekening moet worden gebracht, wordt de btw die op de inkoop drukt én rechtstreeks samenhangt  met de activiteit, verrekend met de fiscus. Als de aankoop bestemd is voor een vrijgestelde activiteit, is verrekening btw-voordruk uiteraard niet mogelijk. De btw-voordruk betekent in dat geval verhoging van de kosten met 6% of 21%.

Bij internationale inkoop van goederen en diensten zijn met betrekking tot de btw een aantal bijzondere spelregels van toepassing. Bovendien stelt de belastingdienst dan specifieke eisen aan de facturering en administratie.
De verplichting tot afdracht van de over het gefactureerde bedrag verschuldigde btw, is bij internationale inkoop veelal verlegd naar de afnemer. De universiteit ontvangt een factuur zonder btw. Aan de hand van de in Nederland geldende wet- en regelgeving inzake omzetbelasting, zal de universiteit vervolgens de verschuldigde btw moeten berekenen en afdragen aan de fiscus.
Vóórdat tot een bestelling of aankoop wordt overgegaan, moet dus eerst worden vastgesteld of sprake zal zijn van bijkomende btw-lasten (boven op het gefactureerde bedrag) en of deze 6% of 21% van het gefactureerde bedrag bedragen.

Voor nadere informatie zie hieronder de paragraaf 'Informatie & contact'. Voor informatie over de Inkoop (inkoopprocedures, inkoopprojecten, Europese aanbesteding) kunt u terecht op de webpagina’s Inkoop.

Onderwijsvrijstelling

De onderwijsvrijstelling is van toepassing op:

  • wettelijk geregeld onderwijs (opleidingen volgens CROHO);
  • het lesgeven van docenten aan universitaire instellingen;
  • beroepsopleidingen die gericht zijn op het verkrijgen van kennis en vaardigheid om een beroep te kunnen gaan uitoefenen of om daarin verder te komen;
  • vormen van opleidingen of cursussen die gericht zijn op het functioneren van personen in een (toekomstige) werkkring;
  • onderwijs dat qua inhoud is ontleend aan het wettelijk geregeld onderwijs (contractonderwijs); hierbij is de doelgroep niet relevant;
  • levering aan studenten van onderwijsmateriaal (tegen kostprijs) dat nauw samenhangt met het door de universiteit verstrekte onderwijs

De onderwijsvrijstelling is niet van toepassing op cursussen die hoofdzakelijk in het privé-belang zijn, zoals cursussen voor de uitoefening van een hobby.

Voor de prestaties (diensten/leveringen) die niet onder de onderwijsvrijstelling vallen, is de specifieke casus bepalend voor de vraag of btw-heffing aan de orde is. Wanneer bijvoorbeeld met de afnemer, opdrachtgever of subsidieverlener afspraken worden gemaakt over de prijs en/of de te leveren prestatie, zal vooraf duidelijk moeten zijn  of hierover btw (6% of 21% van de vergoeding) aan de belastingdienst moet worden afgedragen.

Onderzoek en btw

De universiteit treedt op als ondernemer als zij zich begeeft buiten het genoemde terrein van wetenschappelijk onderwijs en fundamenteel onderzoek. Wordt bijvoorbeeld in opdracht van derden onderzoek (contractresearch) verricht, dan geschiedt dit niet in het kader van de publieksrechtelijke taken en is het btw-regime van toepassing. Ook een subsidie voor te verrichten onderzoek kan belast zijn voor de btw.

Detachering en btw

Het uitlenen van personeel en het verrichten van ondersteunende en administratieve dienstverlening aan derden is in de regel altijd belast met btw. Echter, in bepaalde gevallen is het mogelijk dat btw-heffing bij detachering achterwege blijft.  Onder voorwaarden kan van btw zijn vrijgesteld:

  • detachering van wetenschappelijk personeel bij een andere (Nederlandse) universiteit,
  • detachering van personeel in het kader van arbeidsmobiliteitbevorderende maatregelen bij andere publiekrechtelijke organisaties (bv rijksoverheid, gemeenten en andere universiteiten) voor maximaal 12 maanden,
  • detachering van onderwijzend personeel bij een andere onderwijsinstelling, wiens onderwijs ook onder de onderwijsvrijstelling valt en waarbij de detachering onontbeerlijk is voor het verrichten van het vrijgestelde onderwijs en er niet in hoofdzaak toe dient opbrengsten te verkrijgen (geen concurrentievervalsing),
  • gebruik gemaakt wordt van de zgn. ‘kosten voor gemene rekening’ op basis van een contract voor gemene rekening, waarbij personeelskosten met een andere rechtspersoon gedeeld.
Om voor een van deze mogelijkheden in aanmerking te komen moet voldaan zijn aan specifieke voorwaarden. Geadviseerd wordt om voor de beoordeling van het btw regime in geval van detachering, contact op te nemen met de controller van uw eenheid.

Richtlijn BTW

In het Handboek Financiën wordt in de ‘Richtlijn BTW’ uitgebreid aandacht besteed aan de gevolgen van wet- en regelgeving inzake omzetbelasting voor de universiteit, en de daaruit volgende instructies en handelswijzen voor de eenheden binnen de universiteit. De richtlijn is bedoeld als ondersteuning voor financiële medewerkers wanneer zij direct te maken krijgen met de verschillende btw-aspecten, of wanneer zij door niet-financiële medewerkers binnen hun eenheid om advies worden gevraagd. De richtlijn gaat in op:

  • De positie van de universiteit bij btw
  • Belaste en niet-belaste prestaties van de universiteit
  • Verrekening van btw-voordruk
  • Btw en grensoverschrijdende transacties
  • Invoerrechten en vrijstelling
  • Factuurvereisten en administratie
In de bijlagen bij de richtlijn is een overzicht opgenomen van de btw coderingen in SAP en de btw identificatienummers in de EU. Verder kan aan de hand van een beslisboom bekeken worden of sprake is van belaste dan wel vrijgestelde prestaties en wanneer welke btw-code in SAP gebruikt moet worden.

Informatie & contact

De btw-regelgeving is omvattend en vaak gedetailleerd uitgewerkt. Omdat de financiële consequenties van verkeerd handelen inzake de btw aanzienlijk kunnen zijn, dient de btw op de juiste manier, volgens de geldende wet- en regelgeving, te worden gehanteerd en verwerkt in de administratie. In het Handboek Financiën wordt in de Richtlijn BTW uitgebreid aandacht besteed aan de gevolgen van de wet- en regelgeving inzake btw voor de Universiteit Leiden.

Voor nadere informatie en voor vragen over de administratieve verwerking kunt u terecht bij de controller van uw eenheid, die u zo nodig zal doorverwijzen naar de de afdeling BB/FEZ (Karin van der Top) of BTW steunpunt van het FSSC (team B&C: FSSC-B&C@bb.leidenuniv.nl).

Voor vragen over de loonbelasting kunt u contact opnemen met de salarisadministratie van het FSSC en/of de afdeling HRM van het Bestuursbureau. Voor vragen over overige belastingen (zoals successierecht en vennootschapsbelasting) kunt u terecht bij BB/FEZ (Gertjan Boshuizen).  

Meer algemene informatie over de btw is te verkrijgen op de website van de belastingdienst.

 
Laatst Gewijzigd: 23-11-2015